Gülbin Göral – Büro Yöneticiliği ve Sekreterlik

Yönetim Bilimleri “meslek” tarifi yaparken, “Önemli bir bilimsel niteliği olan sistematik bir bilgi topluluğu, bu bilgilerin uygulamaya dayalı k}şisel becerileri içeren, sorumluluk duygusu ve meslek ahlakı gerektiren bir olgu” olduğuna dikkat çeker. Giinümüzde giderek önemi artmakta olan sekreterlik mesleği yukanda sayılan kavramlan bütünüyle içine alır. Çünkü sekreter özellikle direkt olarak insanlarla ilişkide olduğu için davranış bilimlerini bilmelidir, bir psikolog kadar insanlan anlayabilmelidir. Ofisi amirinin yokluğunda bir yönetici kadar yönetebilmeli, arşiv uzmanı kadar şirket evraklannı denetleyebilmeli, dilbilimci gibi yazım ve konuşma konusunda ana dilini kullanabilmelidir. Bütün bunlann. yanısıra teknik bir insan gibi büro makinelerini kullanma ve koruma esaslanndan haberdar olmalıdır. İşte bu yüzdendir ki artık sekreter; yalnızca yazı yazan, telefona bakan bir eleman olamaz. Onun, bir mesleğin tüm kuramsal bilgilerini öğrenip, öğrendiklerini de pratikte pekiştİrmesi gerekir. En önemlisi de mesleğini severek yapmasıdır. Sekreteri incelerklın bir tek perspektiften bakamayız. Onun yaptığı işler çerçevesinde; 1. Fiziki Görünüş, 2. insanlarla Diyalog Kapasitesi, 3. Mesleki Bilgi olarak üç yönden incelenmesi gerekir. Okul ve eğitimin temelini oluşturduğu altyapı7 nın üzerine sürekli kişiligini geliştirmek, her konuda “bilgilenmek”le mümkün görünmektedir. Ünlü bir filozofun dedigi gibi, “Bilgi bil ey beyin, bilgi sana eş olur” sözü zorluklann üstesinden gelebilmenin ve başanlı olmanın ancak bilgi ile mümkün olacağını vurgulamaktadır. 8 BİRİNCİ BÖLÜM GENELHATLARnrrAYÖNETÜM Sosyal ve ekonomik bir sistemde insanlar ve makineler arasında bir uyum s�layarak, belirlenmiş amaçlara doğru y.apılan ve yaptınlan tüm çabalar yönetim sürecini oluşturur. Bu süreçte, gerek bireysel olarak, gerekse ekiple işbirliği faaliyetlerinde rasyonel (akılcı) bir çalışmayla ve koordine (uyumlu) hareket etmekle belirlenen amaçlara vanlabilir. Amaç, vanlmak istenen en son noktadır. Amaca ulaşabilmek için önce küçük çapta uç noktalan (hedefler) belirlemek ve öncelikle o hedeflere ulaşmak gerektir. Hedefleri bir bir yakaladıkça amaca yaklaşılabilir. Örneğin, iyi bir yönetici sekreter olmak isteyen bir kişi, kendisine “Sekreterlik” niteliğini kazandıracak hedefleri belirlemelidir: Daktilo öğrenmek, bilgisayann sekreterlik için gerekli olan eğitimini almak, lisanmı geliştirmek, yazım ve dosyalama konulannda bilgilenmek, insan davranışlanyla ilgili konulan öğrenmek, muhasebe bilgisi almak gibi çalışmalar birer hedef sayılabilir. Yönetme faalıyeti için, doğaldır ki, bir grubun varlığı sözkonusudur. Tek kişinin amaca ulaşma isteği ancak bireyin ekonomik gelişmesine yönelik olup, yönetsel anlamdan uzaktır. Yönetenle yönetilenler birer insan olduklan için, bireysel hak ve özgürlükler, yönetim süreci içerisinde dikkatle korunmalıdır. İnsan, bütün ihtiyaçlannı kendi olanakla9 nyla elde etme gücüne sahip olabilseydi, başkalannın yardımına gerek duymaz, bu nedenle toplumsal alışveriş ve işletmeler oluşmazdı. İşbirliği beraber çalışmayı ve yardımıaşmayı gerektiren bir olgudur. 19001ü yıllarda işletmeler birer birer çoğalıp, sosyal psikologlar, psikologlar, yönetim yazarlan, insanla işletme ilişkilerini incelediler. Yönetim biliminin babası sayılan F. Taylor, özellikle ve öncelikle işçilerin nasıl çalıştınlırsa üretimin artacağını araştırdı. Daha sonra E. Mayo ve arkadaşlan, insanın çeşitli yönleriyle ineelenmeleri gerektiğini savundular ve “İşletme bir duygular sistemidir” dediler. Roethlisberger, “İnsan tarafından çözümlenecek problemler, insana ait bilgiyi ve insancıl araçlan gerektirir” düşüncesini öne sürdü. Birçok insanın biraraya gelerek çalıştığı işletmelerin psiko-sosyal bir nitelik taşıdığı kuşkusuzdur. Her ş�yden önce bireyin gerek kişisel, gerekse grupsal ihtiyaçlan incelenmelidir. Kişisel ihtiyaçlar: İnsanlar bilinçli veya bilinçaltı birtakım güdüleme kuvvetleriyle hareket ederler. Bu kuvvetiere ihtiyaç deniyor. A. Maslow’a göre ilitiyaçlar belli bir hiyerarşik sıra izliyor: 1. Fizyolojik ihtiyaçlar: Yemek yeme, su içme, hava, hannma gibi birinci derecede ihtiyaçlardır. Bunlann karşılanmasından sonra diğer ihtiyaçlar hissedilebilir. 2. Güvenlik ve Korunma ihtiyacı: Kişi, geleceğinin güvencede olmasını ve başkalar.ımn olumsuz davranışlanndan korunmayı ister. 3. Sevgi ve Ait Olma ihtiyacı: Her insan bir gruba ait olmayı (aile, okul, iş vb.), o grubu sevmeyi ve o gruptaki insanlar tarafından sevilmeyi, kabul edilmeyi arzular. 4. Hürmet Görme ve Statü Elde Etme ihtiyacı: 10 İnsan, kendisine saygı gösterilmesini ve toplum içinde bir mevkii olmasını ister. 5. Kendini Aşına ihtiyacı: İnsanın en üst seviyft deki ihtiyacıdır. Bütün isteklerini elde eden, karşılayan insan artık ideallerinin gerçekleşmesini istemektedir (Bir sporcunun rekor kırma isteği vb. gibi). Kişisel ihtiyaçlardan ayrı olarak bir de insaniann gruplarla ilişkilerinde birtakım beklentileri var. İnsan sosyal bir varlık olduğu için, öncelikle ait olduğu çevrede “Yakınlık” ihtiyacını duyar. Grupla özdeşleşrnek ister� grubun çalışmalanna bireysel olarak katkıda bulunurken, grup faaliyetlerinden doğan prestijden pay alır. Grup içinde iyi bir yer edinmek, takdir edilmek, beğenilmek de insanın “Bencil” ihtiyaçları içindedir Çalışmalarım etkin sürdürebilmek, gerektiğinde araç-gereç, iş yardımlaşmalannda bulunmak, sorunlarını grup içinde çözüme ulaştırabilmek umudu da insan için diğer bir ihtiyaçtır. Bütün bunların yanısıra ve çok önemli bir konu da “Bilme” ihtiyacıdır. İşletmenin, yaptığı işin amaçlarını, politikalarını, işin gerekçelerini bilmek ister. Yönetim Biliminin önemli bir ismi olan H. Fayol’e göre yönetimin fonksiyonlarını beş aşamada incelemek gerekir: -Planlama -Örgütleme . Koordinasyon (uyumlaştırma) -Emir-Komuta (yönetme) -Kontrol